業務代行・アウトソーシングとは、自社で行っていた業務の一部や全部を外部の専門業者に委託することです。
これにより、人件費や設備費などの固定費を削減したり、業務の効率化や品質向上を図ったりすることができます。
しかし、業務代行・アウトソーシングにはメリットだけでなく、デメリットもあります。例えば、社内でのノウハウが蓄積しにくくなったり、委託先との認識のずれが生じたりする可能性があります。そのため、業務代行・アウトソーシングを行う際には、自社のニーズや目的に合った委託先を選定し、契約内容やサービスレベルを明確にすることが重要です。
では、具体的にどのような業務をアウトソーシングするとコスト削減につながるのでしょうか？
以下では、実際にアウトソーシングを活用してコスト削減に成功した事例を4つご紹介します。
事例1：コールセンター
コールセンターは、顧客からの問い合わせやクレーム対応などを電話やメールで行う部門です。自社で運営する場合は、オペレーターの採用や教育、システムや設備の導入や維持などに多くのコストがかかります。また、需要が季節や時間帯によって変動する場合もあります。
そこで、コールセンター業務をアウトソーシングすることで、コスト削減や柔軟な対応が可能になります。例えば、インターネット通販のバックオフィス事業を行うある企業は、自社で運営していたコールセンターを外部委託したことで、週10時間分の工数を削減しました。また、オペレーターの質も向上し、顧客満足度も高まったと言います。
事例2：経理
経理は、売上や支出などの会計処理や決算報告などを行う部門です。自社で行う場合は、経理担当者の採用や教育、会計ソフトやシステムの導入や維持などに多くのコストがかかります。また、経理業務は複雑で煩雑な作業が多く、ミスが起きる可能性も高いです。
そこで、経理業務をアウトソーシングすることで、コスト削減や業務効率化が可能になります。例えば、愛媛県にある柑橘類の栽培・加工・販売を行うある企業は、クラウド会計ソフト「freee」を導入したことで、経理業務の工数が50%にまで減少しました。また、クラウド型なので閲覧や入力をする場所も問わず、資金管理もしやすくなったと言います。
事例3：レポート作成
レポート作成は、納品物やプレゼンテーションなどに必要な資料や文書を作成する作業です。自社で行う場合は、リサーチや編集などに多くの時間がかかります。また、レポート作成はクリエイティブな作業でもあるため、担当者のスキルやセンスによって質が変わってきます。
そこで、レポート作成をアウトソーシングすることで、コスト削減や品質向上が可能になります。例えば、日本最大級の長距離ライドシェア（相乗り）のマッチングサービスを提供するある企業は、「HELP YOU」のオンラインアウトソーシングサービスを利用したことで、レポート作成にかかっていた費用やディレクションの時間などを概算すると導入前の1/3にまでコストを削減しました。また、要求どおりの納品物が上がってくるようになったことで生産性向上にも成功しました。
事例4 :人事・給与計算の業務代行
人事・給与計算は、企業にとって複雑な業務であり、正確さとタイムリーな処理が求められます。しかし、この業務を内部で運営することは、経験と専門知識を持つスタッフの雇用や継続的なトレーニングに大きな費用がかかる場合があります。
成功の秘訣
1. 適切な業務の選択と委託先の選定: コスト削減を実現するためには、どの業務を代行・アウトソーシングするかを慎重に選択することが重要です。重要度や専門性の高い業務にフォーカスし、効果的なアウトソーシング先を選定することが必要です。信頼性や実績、専門知識を持つ企業とのパートナーシップを築くことで、成功への道筋をつけることができます。
2. コミュニケーションと共有の確保: アウトソーシング先との円滑なコミュニケーションと情報共有は、業務代行の成功に欠かせません。目標や要件、期待する結果を明確に伝えることで、適切な業務の委託と効果的な業務運営が実現します。定期的なミーティングや報告体制の確立、進捗状況の共有など、コミュニケーションチャネルを確保することが重要です。
3. 契約とSLAの明確化: 業務代行・アウトソーシングの際には、契約書とサービスレベル契約（SLA）の作成と明確化が必要です。契約には業務範囲、品質基準、納期、価格などの詳細な項目を含めるべきであり、SLAではサービスレベルや品質目標、トラブル対応策などを明確に定義する必要があります。これにより、双方の責任と期待が明確化され、業務の円滑な遂行が保証されます。
4. 監視と評価の仕組みの確立: アウトソーシング先の業務を監視し、評価する仕組みを確立することも重要です。定期的な業績評価や品質チェック、フィードバックの提供が不可欠となります。
株式会社タクスルでは業務代行・アウトソーシングによるコスト削減におきまして、お客様に合ったご案内させていただいております。
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