業務代行・アウトソーシングの効果的な導入方法

業務代行・アウトソーシングの効果的な導入方法

アウトソーシングの導入方法

アウトソーシングを導入するには、以下のようなステップを踏むことがおすすめです。

  • 自社の業務を分析する:まずは自社の業務を分析し、コア業務とノンコア業務に分けます。コア業務とは自社の強みや収益に直結する業務であり、ノンコア業務とは直接的には利益を生み出さないものの、コア業務遂行をサポートするために必要な業務です。一般的には、ノンコア業務の方が外部委託しやすいとされています。
  • 外部委託する業務を選定する:次に、ノンコア業務の中から外部委託する業務を選定します。外部委託する業務は、以下のような特徴を持つものが適しています。
    • 専門性が高く、自社では人材やノウハウが不足しているもの
    • 作業量や内容が変動しやすく、自社では対応が難しいもの
    • 作業時間やエラー率が高く、自社では効率化が困難なもの
    • 法令遵守やセキュリティ対策が必要なもの
  • 外部委託先を選ぶ:最後に、外部委託先を選びます。外部委託先は、以下のようなポイントで比較・検討します。
    • 料金体系:明確で合理的な料金体系であること
    • 実績の豊富さ:同じ分野や規模の企業へのサービス提供実績があること
    • セキュリティ体制:情報管理や漏洩防止などのセキュリティ体制が整っていること
    • コミュニケーション能力:報告や連絡などのコミュニケーション能力が高いこと

アウトソーシング導入成功事例

アウトソーシングを導入して実際に成功した企業の事例を紹介します。

コールセンター業務をBPOで委託した通信会社

通信会社A社は、新規サービスの発売に伴い、顧客からの問い合わせや申し込みが急増しました。しかし、自社で対応する人員や設備が不足しており、顧客満足度が低下する危機に直面しました。

そこでA社は、BPOサービスを提供するC社にコールセンター業務を一部委託することにしました。C社はA社のサービス内容や対応マニュアルを十分に理解した上で、専門的かつ丁寧な電話対応を行いました。

結果としてA社は、

  • 顧客からの問い合わせや申し込みに迅速かつ正確に対応できた
  • 顧客満足度やリピート率が向上した
  • 自社スタッフはコア業務に集中できた
  • コールセンター設備や人員確保にかかるコストを削減できた

というメリットを得ることができました。

 

アウトソーシング導入失敗事例

アウトソーシング先の管理や評価を怠った販売会社

販売会社G社は、営業支援業務をH社にアウトソーシングしました。しかしG社はH社の作業内容や進捗状況を確認せず、H社もG社からのフィードバックがないまま作業していました。

その結果、

  • H社からG社へ提供された顧客データが古くて使えなかった
  • H社からG社へ送られたDMやチラシが誤字脱字だらけだった
  • G社の顧客からH社の電話対応が悪いというクレームが相次いだ
  • G社の売上やブランドイメージが低下した

というデメリットを被ることになりました。

このような失敗事例を防ぐためには、アウトソーシング先の管理や評価が重要です。アウトソーシングする業務のKPIや目標値を設定し、定期的にレビューすることが必要です。また、アウトソーシング先に対しては、適切な指導やフィードバックを行うことで、品質の向上や改善点の把握を促すことができます。

アウトソーシング導入のまとめ

アウトソーシングは、コスト削減や業務効率化、人材不足の解消など様々なメリットがあります。しかし、導入する際には自社の業務分析や外部委託先の選定、コミュニケーションや管理など注意すべきポイントもあります。

この記事では、アウトソーシングの導入方法や選び方だけでなく、成功事例や失敗事例も具体的に紹介しました。アウトソーシングを検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

 

 

株式会社タクスルではアウトソーシングの導入方法や選び方等、さまざまなケースに合わせてご案内させていただいております。

業務代行・アウトソーシングについてのご相談・見積もりは無料です。是非当社へお気軽にご相談ください。